Este estudio de caso destaca el enfoque adoptado por la Direction de la Recherche Clinique et de l'Innovation (DRCI) de la Assistance Publique Hôpitaux de Paris (AP-HP) para desmaterializar y automatizar sus procesos.
Para ayudarla y apoyarla en esta tarea, la AP-HP DRCI eligió TimeTonic, una plataforma NoCode francesa segura para la gestión de procesos, la colaboración y la automatización.
TimeTonic permitió a la APHP desplegar rápidamente soluciones digitales adaptadas a sus necesidades específicas, gracias a su plataforma segura que ofrece funcionalidades avanzadas como gestión de derechos de usuario, centralización de datos, digitalización de formularios, creación de aplicaciones en la nube y nativamente móviles, visualización workflow , generación de informes y automatización de tareas, conservando la flexibilidad de una hoja de cálculo.
Descubra cómo TimeTonic y la DRCI de AP-HP han integrado con éxito NoCode en el mayor hospital universitario de Europa.
Assistance Publique - Hôpitaux de Paris, más conocida como AP-HP, es un establecimiento sanitario público francés y el centro hospitalario universitario (CHU) de la región de Île-de-France. La AP-HP es responsable de la asistencia sanitaria, la enseñanza y la investigación, y cuenta con 38 hospitales en París, los suburbios y las provincias. Cada año, sus 38 hospitales reciben a más de 8 millones de pacientes en consulta, urgencias, hospitalización programada u hospitalización a domicilio. La AP-HP cuenta con 100.00 profesionales que trabajan en su sede central y en los 6 Grupos Hospitalarios Universitarios (GHU), para permitir una toma de decisiones más cercana a los equipos y departamentos, y reforzar los vínculos con universidades, regiones y socios, mejorando así la calidad de la asistencia y la investigación para todos los pacientes.
En 2022, la AP-HP contará con un presupuesto de casi 9.000 millones de euros y numerosos acuerdos de cooperación en Europa, Asia, Oriente Medio, África y América Latina para proyectos médicos y de investigación.
La AP-HP es el primer centro hospitalario universitario de Europa, así como el primer promotor de ensayos clínicos en Francia y Europa. El Departamento de Investigación Clínica e Innovación (DRCI) se encarga de gestionar todos los proyectos de investigación e innovación y de asignar los recursos necesarios para llevarlos a cabo. Promueve y apoya el desarrollo de actividades de investigación y cuenta con más de 1.200 profesionales altamente cualificados dedicados específicamente al diseño, la ejecución y el seguimiento de los proyectos. Estos proyectos implican una estrecha cooperación con establecimientos sanitarios y de investigación, socios industriales y académicos, y agentes de los sectores farmacéutico, de dispositivos médicos y de salud digital. La DRCI está en contacto con los departamentos de investigación de las 6 UGC, las estructuras de apoyo (Centros de Investigación Clínica, Centros de Investigación Clínica, Centros de Recursos Biológicos) y las universidades y organismos de investigación.
El Departamento de Investigación Clínica e Innovación de la AP-HP está organizado en 8 divisiones distintas, 12 unidades de investigación clínica, un departamento de ensayos clínicos, un centro de evaluación de productos sanitarios y un centro de farmacoepidemiología, así como varias estructuras interfuncionales. El DRCI de AP-HP gestiona más de 4.000 proyectos, y los clínicos de AP-HP publican más de 10.000 artículos científicos al año. La Unidad de Dirección Estratégica, dirigida por Quentin Demanet y de la que depende André Desproges, se encarga más concretamente de gestionar y desarrollar el Sistema de Información sobre Investigación e Innovación.
El DRCI AP-HP está formado por un gran número de profesionales sanitarios, cada uno con funciones definidas (investigadores, socios externos, directores, etc.) y que interactúan entre sí. Gestiona un gran número de proyectos de investigación cada año, en colaboración con centros sanitarios y socios industriales y académicos de todo el mundo. Por lo tanto, una estructura de este tipo está sujeta a un gran número de procesos internos complejos en los que intervienen muchos agentes diferentes. Estos procesos responden a importantes obligaciones reglamentarias y deben garantizar el respeto de las buenas prácticas clínicas y la seguridad de los pacientes.
Antes de la desmaterialización de sus procesos de investigación, el personal de la DRCI utilizaba un gran número de procesos manuales, aunque se aplicaran plazos estrictos. Por ejemplo, cuando se puso en marcha un estudio clínico entre una empresa industrial y la AP-HP, el proceso de contractualización obligatorio se llevó a cabo utilizando un buzón de correo electrónico genérico, que recibía las solicitudes y todos los documentos necesarios (cuadrículas de costes de investigación adicionales, etc.) en un plazo estricto de 45 días (entre la presentación de la solicitud y la firma del contrato). El resultado de este planteamiento fue la falta de respuestas, errores de información y retrasos muy largos.
Con el fin de mejorar su funcionamiento, la DRCI de la AP-HP puso en marcha una iniciativa para cartografiar todos los procesos internos de investigación clínica con el fin de formalizar los circuitos y procesos de investigación. A continuación, se solicitó al Departamento de Servicios Digitales (DSN a través de su Departamento de Relaciones con el Cliente) una herramienta digital que integrara el sistema de información sobre investigación e innovación, que fuera sencilla y única para todas las unidades con el fin de armonizar las prácticas entre centros. Esta herramienta debería permitir desmaterializar los distintos procesos de investigación clínica y vincularlos a un workflow para automatizar las tareas de seguimiento y gestión de los proyectos en el marco de la seguridad de los datos de investigación.
Elegir e implantar una solución externa en una entidad tan grande y compleja como la DRCI de la AP-HP es un gran reto, con importantes repercusiones para todos los actores implicados en esta decisión, tanto internos a la estructura como externos.
Por ello, la DRCI y la DSN de la AP-HP se embarcaron en la búsqueda de la solución más adecuada a sus necesidades, e identificaron 3 editores de soluciones con capacidad y características para llevar a cabo con éxito este proyecto de desmaterialización de los procesos de investigación clínica.
La decisión final se decantó por la plataforma francesa de gestión y colaboración NoCode, TimeTonic. Para los responsables de la AP-HP, TimeTonic destacó por su facilidad de implantación, su adaptabilidad al ecosistema actual y su alto nivel de protección de datos en la nube.
TimeTonic es una plataforma francesa de gestión de procesos, colaboración y automatización que responde a la necesidad de ayudar a empresas, hospitales y regiones a sustituir o completar lo que falta en un sistema informático tradicional.
Le permite digitalizar y armonizar los procesos, automatizar workflows, centralizar los datos asociados a los proyectos y crear así sus propias aplicaciones y workflows sin código.
Basado en un enfoque denominado data first, corresponde a una mezcla entre la base de datos clásica (el back), donde simplemente se almacenan los datos, y una interfaz visual (el front) que le permitirá visualizar y gestionar dichos datos, para después crear todo un ecosistema de aplicaciones a su alrededor (workflows, automatizaciones, formularios, etc.).
La idea de este enfoque data-first es dar la misma autonomía y flexibilidad que una hoja de cálculo, al tiempo que añade una visualización clara (numerosas vistas están disponibles: Tabla, Kanban, Gantt, Cronograma, Cartográfica, Ficha), segura (alojamiento de datos en Francia y RGPD) y móvil (a través de la aplicación móvil nativa). Aprender a utilizar la plataforma es muy rápido, por lo que los usuarios ya familiarizados con las hojas de cálculo tipo Excel pueden crear rápida y fácilmente las aplicaciones que necesiten.
TimeTonic nos permitió digitalizar y automatizar de forma segura nuestro primer flujo de trabajo complejo dentro de DRCI en tan sólo unos días y ahora estamos desplegando TimeTonic para docenas de otros procesos y para gestionar numerosos proyectos dentro de la AP-HP.
Los equipos lo están adoptando realmente y recibimos constantemente peticiones para ampliarlo a nuevos temas. El alcance de lo que podemos conseguir parece casi ilimitado.
André Desproges
Jefe de proyecto, Investigación MOA Almacén de datos sanitarios AP-HP
Como parte del proceso de contratación de un proyecto de investigación con un patrocinador industrial o académico, el gobierno francés ha introducido un acuerdo único que describe el tipo de contrato que debe adaptarse y firmarse entre el hospital y el patrocinador externo (industrial o académico).
Este proceso de contractualización, muy importante en la AP-HP debido al número de proyectos de investigación que gestiona, es bastante engorroso y requiere el envío y recepción iterativos de una quincena de documentos.
Antes de implantar TimeTonic, el proceso se llevaba a cabo mediante un buzón de correo electrónico genérico al que los patrocinadores industriales y académicos enviaban sus expedientes, cuyo seguimiento se realizaba mediante hojas de cálculo Excel.
Este método planteaba varios problemas:
André Desproges y sus equipos transformaron estos 4 problemas en necesidades claras y definidas:
En una estructura tan imponente como la AP-HP, cambiar algunos de los procesos y herramientas utilizados puede tener consecuencias, y los problemas son variados.
El primer gran reto para los equipos de la DRCI fue financiero. Cuando un paciente ingresa en un hospital, los costes son estándar, pero cuando forma parte de un ensayo clínico, hay costes adicionales, porque los costes de la investigación no pueden separarse de los del tratamiento. Todos los exámenes a los que se someta al paciente como parte de un ensayo clínico se considerarán "costes adicionales". Estos costes adicionales corren a cargo del promotor industrial o académico y son enumerados por éste para su negociación entre el promotor y los médicos encargados de llevar a cabo el ensayo en el hospital. Dado que el plazo contractual entre la presentación de la solicitud y la firma del contrato es de 45 días, las negociaciones tienen lugar durante este periodo, y es esencial que la AP-HP disponga de un procedimiento de tramitación rápido que permita un alto grado de flexibilidad en las negociaciones.
Además de lo que está en juego desde el punto de vista financiero, con un plazo de tramitación y ejecución del proyecto que no debe superar los 45 días, los médicos deben validar la admisibilidad del proyecto en un plazo máximo de 5 días a partir de la recepción del expediente. Esta limitación temporal es inherente al convenio único introducido por el Gobierno. Este plazo tan corto obliga a los equipos de AP-HP a tener una gran capacidad de reacción y a contar con una solución rápida y fiable.
Una vez seleccionada y validada TimeTonic por DRCI y DSN, la solución NoCode se implantó mediante una prueba en 2 centros piloto de AP-HP.
La primera etapa de la implantación de TimeTonic para este proceso fue la desmaterialización del cuadro de seguimiento de los expedientes de los fabricantes y la creación del formulario de presentación. A partir de ahora, los fabricantes podrán presentar sus solicitudes y todos los documentos justificativos mediante un formulario en línea de TimeTonic, que comprobará automáticamente que la solicitud está completa.
Una vez recibida y validada la solicitud por los médicos, éstos sólo tienen que pulsar un botón que, mediante la automatización de TimeTonic, les envía correos electrónicos indicándoles el estado de su solicitud y los siguientes pasos a seguir, gracias a un Timeline generado directamente por TimeTonic.
A continuación, André y sus equipos importaron las tablas de seguimiento de solicitudes de Excel al nuevo espacio de trabajo de TimeTonic. Además de estas tablas, también importaron grandes bases de datos, también almacenadas en Excel, correspondientes a distintos hospitales y distintos fabricantes (archivos que contenían entre 130 y 135.000 líneas).
Cada una de estas bases de datos es ahora visible en TimeTonic a través de diferentes tablas, y están vinculadas al formulario de envío, lo que permite a los promotores externos (industria y academia) seleccionar ellos mismos la información relevante para el proyecto (hospitales, médicos, departamentos, etc.).
A continuación, estos expedientes se transfieren automáticamente a los hospitales y médicos a los que van destinados.
La sección de seguimiento de proyectos para gestores también ha sido objeto de una importante renovación, con cuadros de mando interactivos integrados en TimeTonic para la visualización en tiempo real de una amplia gama de indicadores (número de expedientes en curso, expedientes entrantes, expedientes validados, expedientes no validados, expedientes prioritarios, etc.).
La implantación de esta nueva solución en el seno de la AP-HP fue un gran éxito, tanto por parte de los usuarios (médicos, industriales, controladores) como de los responsables de la toma de decisiones (directores de hospitales, DSN).
La familiarización con TimeTonic fue un proceso rápido, transcurriendo 1 mes entre la firma de la prueba y el despliegue del primer proceso TimeTonic. Este mes incluyó la formación de los equipos en la herramienta y la puesta en marcha de pruebas con datos ficticios.
El tratamiento del flujo de datos entrantes funcionó a la perfección. En unos 3 meses, los equipos de la AP-HP recibieron no menos de 170 solicitudes de promotores externos y 250 solicitudes de modificación (cada año la AP-HP recibe unas 800 solicitudes).
En segundo lugar, se ha ahorrado una cantidad significativa de tiempo. Se han modificado o eliminado numerosas tareas repetitivas y lentas, no solo gracias al formulario de presentación, sino también a los procesos automatizados implantados.
El formulario permite eliminar la etapa humana de cumplimentación de los expedientes, la etapa de asignación de los expedientes a los elementos adecuados y también los errores inherentes a la utilización del correo electrónico (errores de mecanografía, spam, etc.).
Automation también elimina etapas humanas como el envío de correos electrónicos anunciando la admisibilidad del proyecto a los industriales y la asignación de las solicitudes a las personas adecuadas.
La visibilidad condicional aplicada a las diferentes vistas en TimeTonic garantiza que los datos disponibles sólo sean visibles para las personas adecuadas, reduciendo el tiempo necesario para encontrar la información correcta.
Por último, los derechos de usuario permiten particionar el acceso a la arquitectura del espacio de trabajo, lo que reduce el riesgo de error humano.
Los promotores externos están encantados de disponer de esta plataforma para el envío de archivos, así como de las distintas herramientas a su disposición para el seguimiento de los avances del proyecto (correos electrónicos, Timeline) en un entorno seguro.
Por último, pero no por ello menos importante, la escalabilidad de la solución también significa que los usuarios pueden crear nuevas aplicaciones siempre que lo deseen, sin necesidad de costosos desarrollos internos, con el consiguiente ahorro de tiempo y dinero.
Tras este primer despliegue, y gracias a su éxito, la AP-HP está empezando a extender TimeTonic a todas sus diferentes sedes y a los 100.000 profesionales que trabajan en ellas.
Se han identificado los procesos prioritarios para implantar gradualmente la solución y probar sus distintas funciones.
Tras el entusiasmo de los equipos y la validación de su interés por ampliar la cobertura de los usos de TimeTonic, varios otros hospitales universitarios ya han manifestado su interés por beneficiarse de la experiencia de la AP-HP y replicar el ecosistema dentro de sus propias organizaciones.
Este estudio de caso puso de relieve los retos a los que se enfrenta Assistance Publique - Hôpitaux de Paris (AP-HP) en materia de gestión de procesos de investigación clínica. Como mayor centro hospitalario universitario (CHU) de Europa, AP-HP gestiona un gran número de proyectos de investigación clínica, con retos en la desmaterialización de procesos, el seguimiento y la gestión de ensayos clínicos y la coordinación de colaboraciones internacionales.
Para hacer frente a estos retos, AP-HP eligió TimeTonic, una plataforma francesa de gestión de procesos, colaboración y automatización. TimeTonic permitió a la AP-HP desplegar rápidamente soluciones digitales adaptadas a sus necesidades específicas, ofreciendo una flexibilidad similar a la de las hojas de cálculo tradicionales, pero con funciones avanzadas como centralización y gestión de datos, creación de formularios, envío de correos electrónicos, visualización y gestión de proyectos y workflows en vista Kanban o Gantt, generación de informes y automatización de tareas.
El despliegue de TimeTonic ha sido un éxito, con una rápida implantación y las primeras solicitudes presentadas en menos de un mes. Los comentarios sobre el uso de TimeTonic han sido muy positivos, ya que el sistema se aprende rápidamente y es fácil de adaptar a las necesidades específicas de la AP-HP, con resultados concretos como la mejora de la visibilidad y la gestión de los proyectos de investigación clínica.
En conclusión, el caso práctico de la AP-HP y TimeTonic demuestra cómo una plataforma francesa NoCode como TimeTonic ha permitido responder eficazmente a las complejas necesidades de gestión de los procesos de investigación clínica, ofreciendo una solución flexible, rápida de desplegar y adaptada a los requisitos específicos del sector sanitario.
